Пошаговое руководство по созданию маркетингового плана мероприятий
Управление мероприятием включает в себя очень подробный процесс, от разработки целей вашего мероприятия до сбора команды, определения бюджета и создания генерального плана мероприятия. Вы должны пройти несколько процедур, прежде чем привлекать людей.
Если вы читаете это, скорее всего, вы уже прошли этап планирования мероприятия. Пришло время заняться техническими вопросами. Как вы можете стимулировать участие?
Как и планирование мероприятий, продвижение мероприятий — это интенсивный процесс. Но не бойтесь, в этом руководстве представлены простые шаги для создания убедительной маркетинговой стратегии. Выполните следующие восемь шагов, чтобы начать!
Шаг 1. Определите свои маркетинговые цели
Ваш маркетинговый план мероприятия во многом зависит от ваших маркетинговых целей. Каждое ваше движение должно соответствовать целям вашего мероприятия. Будет легче создать маркетинговый план, если у вас будет твердая маркетинговая цель.
Начни с вопросов. Каково ваше целевое количество участников? Направлено ли мероприятие на укрепление отношений с клиентами или деловыми партнерами?
Чтобы все были на одной странице, вовлекайте всю команду в определение своих маркетинговых целей. Вы должны убедиться, что все разделяют одну и ту же цель.
Шаг 2. Подготовьте план управления контентом
Теперь, когда у вас есть маркетинговые цели, пора поработать над маркетинговым контентом. Создавая план управления контентом, выделите ключевые сообщения мероприятия, такие как возможности обучения, основные доклады и кадры с предыдущего мероприятия.
Управление сайтом мероприятия играет большую роль в вашем контенте. По мере приближения события вам нужно оставаться на связи. К ним относятся управление приложением для мероприятия, онлайн-регистрация и расписание мероприятий.
Шаг 3. Определите спикеров и участников вашего мероприятия
Ключевые лица вашего мероприятия включают вас (организатора), спикеров, ведущих, экспонентов, спонсоров и участников. После того, как вы определили каждого из них, проинформируйте их об основной цели вашего мероприятия. Ключевые лица также могут помочь вам в продвижении.
Найдите ведущего мероприятия, который отлично умеет налаживать связи с толпой. Вы можете найти профессиональных ведущих мероприятий в Интернете, которые помогут вам привлечь участников во время мероприятия.
Шаг 4. Увеличьте свое продвижение
Определение демографических данных участников поможет вам определить целевой рынок. К ним относятся возраст, пол, местоположение, профессия и доход. Для сбора данных вы можете анализировать посещаемость веб-сайта мероприятия и данные об аудитории из предыдущих событий.
Вы можете сэкономить время и силы, если будете использовать веб-сайты со списком мероприятий для продвижения своего мероприятия.
Шаг 5. Установите тактику общения
Основная цель вашего маркетингового плана — привлечь как можно больше аудиторий. Чтобы это стало возможным, установите свою тактику общения. Использование коммуникационной тактики означает обеспечение того, чтобы информация о мероприятии доходила до вашей аудитории. Электронная почта и push-уведомления — это проверенные временем инструменты, позволяющие участникам всегда быть в курсе.
Шаг 6. Персонализируйте свое сообщение
Отправки информации о мероприятии вашей аудитории недостаточно для передачи вашего сообщения. Сделайте его индивидуальным, чтобы заинтересовать их. Если вы отправляете виртуальные приглашения своим предыдущим посетителям, добавьте фотографии и видео с предыдущих мероприятий, чтобы они были вовлечены.
Новым посетителям отправляйте приглашения, в которых освещаются лучшие моменты вашего мероприятия, такие как докладчики, возможности обучения и скидки на билеты.
Вы также можете попробовать программное обеспечение для управления событиями, которое поможет вам создавать индивидуальные сообщения для вашей целевой аудитории.
Шаг 7. Разработайте тактику вовлечения в последнюю минуту
По мере приближения даты мероприятия самое время полностью задействовать свою маркетинговую стратегию. Создавайте ажиотаж и привлекайте внимание участников из уст в уста. Вы можете сделать это, создав онлайн-сообщество.
Доска сообщества — отличное место для начала. Подумайте о мероприятиях, которые побудят участников к взаимодействию. Создавайте собственные темы для обсуждения, вопросы и ответы со спикерами и организаторами, фотоконкурсы, онлайн-розыгрыши — и этот список можно продолжить.
Шаг 8: Оцените эффективность мероприятия
Теперь, когда вы закончили свои маркетинговые усилия, не расслабляйтесь. Пришло время оценить эффективность мероприятия.
Проведение оценки эффективности мероприятия поможет вам определить слабые и сильные стороны вашего маркетингового плана. Как только вы узнаете точные показатели, соберите все данные о событиях. К ним относятся уровень вовлеченности ваших публикаций в социальных сетях, посещаемость веб-сайта, сетевые действия, количество посетителей, отзывы аудитории и критика выступающих на мероприятии.
Используйте собранные данные для написания отчета. Обсудите отчет со своей командой и заинтересованными сторонами. Вы также можете включить отчет для информационного бюллетеня и будущих PR-мероприятий. Ваша оценка эффективности послужит вашим руководством при следующем мероприятии, которое вы организуете.
Планирование мероприятия — это одно, а создание маркетингового плана мероприятия — совсем другой квест. Успешное мероприятие во многом зависит от грамотно организованного маркетингового плана. В следующий раз, когда вы составите маркетинговый план, помните о целях вашего мероприятия, чтобы ваши маркетинговые усилия были безупречными.
