Основы малого бизнеса: какие налоговые документы нужно хранить?

18.01.2022

0 Время чтения: 2 мин.

Вам все труднее и труднее содержать свой картотечный шкаф в порядке? Большинство малых предприятий делают. Это вполне понятно, поскольку вам нужно отслеживать тонны документов, включая записи о сотрудниках, бизнес-лицензии и разные квитанции, среди многих других.

Но самые сложные записи для управления — это налоговые документы вашего бизнеса и подтверждающие их документы. К счастью, правильное хранение налоговой отчетности сводится к следующим рекомендациям.

Как долго хранить налоговые документы вашего малого бизнеса

Самая важная вещь, которую следует помнить, это то, что IRS все еще может проверять доходность вашего малого бизнеса в течение целых семи лет после вашей подачи в случае, если оно подозревает, что вы подали неточную отчетность или использовали безнадежный долг для требования вычетов.

Аналогичным образом, время, отведенное на внесение изменений в декларацию, составляет три года после ее подачи. Это означает, что вам лучше всего хранить налоговые декларации вашего малого бизнеса, включая подтверждающие документы, в течение семи лет, как минимум, или дольше, если возможно.

Налоговые и подтверждающие документы, которые необходимо сохранить

Не секрет, что налоговые правила в отношении финансовой отчетности меняются почти каждый год, поэтому рекомендуется проконсультироваться со своим бухгалтером или финансовым консультантом для уточнения деталей. С учетом сказанного ниже вы найдете информацию, которая поможет вам понять общие требования, чтобы определить, какие документы вам нужно сохранить.

Для начала вы должны следить за следующими документами, буквально, распечатывая, регистрируя и сохраняя их каждый год:

Форма 1040: вы также должны включать и хранить подтверждающие документы для своей формы 1040 в течение как минимум трех лет.

Записи о сотрудниках: в целях безопасности храните все отчеты о заработной плате, записи о сотрудниках и другие подтверждающие документы в течение как минимум семи лет.

Приложение K-1: Если вы подаете заявку в качестве Партнерства или S-Corp, вы должны хранить свои документы Графика K-1 в течение как минимум шести лет в качестве доказательства ваших партнерских долей.

Партнерские соглашения: вы должны поддерживать и хранить все партнерские или партнерские соглашения LLC, а также поправки к ним на бумажных носителях в течение всего срока действия соглашения.

Необходимые бизнес-лицензии: они включают бумажные копии местных и государственных лицензий, необходимых для работы вашего малого бизнеса.

Форма 2552 и письма-приемки S-Corp: храните копии этих форм и писем на неопределенный срок.

Налоговые документы, которые можно хранить в электронном виде

Не все налоговые бизнес-записи должны иметь бумажный след, поэтому вы можете просто хранить и поддерживать эти записи в облаке или на выделенном сервере:

Выписки по транзакциям. Выписки по кредитной карте, банковские и аналогичные выписки являются резервными записями почти для всей кредиторской задолженности вашего малого бизнеса. Имея это в виду, электронные или бумажные отчеты о транзакциях должны храниться и храниться не менее трех лет после их подачи. И, пожалуйста, не забудьте разделить отчеты о ваших деловых и личных транзакциях. Вам здесь не место, например, выписки о транзакциях, связанных с уроками вокала или пения, а также с личными путевками.

Юридические соглашения: юридически обязывающие документы или контракты должны храниться до тех пор, пока они действительны, и в течение нескольких лет после этого, на всякий случай, если вам нужно их пересмотреть.

Налоговые декларации штата и федерального правительства: ведите их электронные записи в течение как минимум трех лет или более, если у вашего малого бизнеса есть предыдущие неточные декларации, сотрудники или владение имуществом.

Ключевые моменты, которые следует помнить

Выбирая облачное или электронное хранилище налоговой отчетности, которое вам необходимо, сделайте домашнюю работу в первую очередь. Изучите процессы безопасности платформы, которые они используют для защиты записей и восстановления данных в случае нарушения безопасности.

Теперь, когда вы закончили систематизировать налоговую документацию своего малого бизнеса и знаете, какие записи хранить и от которых нужно избавляться, осталось только составить и реализовать план их хранения и хранения и молиться, чтобы у вас было все необходимое на всякий случай. аудита.